OfficePilot est-il un système de caisse ou de réservation ?
Non. OfficePilot établit des offres, factures, contrats et rappels. La caisse et la réservation de tables sont gérées par d'autres outils.
Pour la restauration et le traiteur
Créer des offres et des factures pour traiteurs, événements et banquets
Événement d'entreprise, mariage ou banquet dans votre propre restaurant : une offre de traiteur se compose en général d'un menu par personne, d'un forfait boissons, de personnel de service et de matériel de location. OfficePilot reproduit cette structure avec votre propre liste de prix. OfficePilot n'est ni un système de caisse ni un outil de réservation de tables : il s'occupe des offres et des factures autour de vos événements.
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Combiner menu, boissons, personnel et matériel de location
Dans votre liste de prix, vous enregistrez des positions comme l'apéritif, le menu ou le buffet au prix par personne, le forfait boissons, le personnel de service à l'heure, ainsi que la location de vaisselle, la livraison et le montage. Pour chaque événement, vous les combinez à nouveau et adaptez le nombre de personnes.
Pour le traiteur, il existe un pack de démarrage avec des positions typiques comme un buffet apéritif, un menu en trois services, un forfait boissons ou du personnel de service. Les prix sont des valeurs d'exemple que vous adaptez à vos propres tarifs. Le pack est pour l'instant créé uniquement avec des noms de positions en allemand ; vous pouvez les renommer.
Établir rapidement des offres pour vos événements
Après l'entretien avec le client, vous notez la date, le nombre de personnes et les souhaits sous forme de mots-clés et obtenez un projet d'offre que vous pouvez vérifier et valider sur votre téléphone. Pour les positions inconnues, il reste visible qu'elles ne figurent pas encore dans la liste de prix, afin que vous les contrôliez avant l'envoi.
Les offres peuvent être établies en plusieurs langues, par exemple allemand, français ou anglais, si votre client ou le groupe d'invités en a besoin.
Facture d'acompte avant l'événement
Pour les événements plus importants, de nombreuses entreprises demandent un acompte. À partir d'une offre acceptée, vous établissez une facture d'acompte puis la facture finale, qui renvoie aux acomptes déjà versés. Vous décidez vous-même si vous demandez un acompte et son montant.
Facture avec code QR et rappels
Après l'événement, vous établissez la facture avec les mêmes données de client et de positions. Si l'IBAN, l'adresse et les données de l'entreprise sont enregistrés, OfficePilot génère une facture QR suisse valide. À partir de l'abonnement Standard, OfficePilot signale les factures en retard et prépare le rappel d'un clic ; vous le vérifiez avant l'envoi.
Comment ça marche avec OfficePilot
- 1
Choisir les positions dans la liste de prix
Composer menu, boissons, personnel et matériel de location avec le nombre de personnes.
- 2
Vérifier et envoyer l'offre
Contrôler le projet, l'adapter et l'envoyer au client en PDF.
- 3
Acompte et facture avec code QR
Si besoin, une facture d'acompte au préalable, et après l'événement la facture finale avec bulletin de paiement.
Liste de contrôle avant l’envoi
- Le nombre de personnes et la date de l'événement sont corrects
- Les prix par personne et le tarif du personnel sont à jour
- Matériel de location, livraison et montage sont pris en compte
- Les coordonnées de paiement pour la facture QR sont complètes
Questions fréquentes
Puis-je mélanger prix par personne et prix à l'heure dans une offre ?
Oui. Vous enregistrez les deux unités dans votre liste de prix et les combinez librement pour chaque offre ou facture.
Puis-je demander un acompte ?
À partir d'une offre, vous pouvez établir une facture d'acompte puis une facture finale. Vous fixez le montant vous-même.