OfficePilot remplace-t-il mon système de gestion de marchandises ou ma caisse ?
Non. OfficePilot établit des offres, des factures, des factures proforma, des contrats et des rappels. Il ne propose ni gestion de stocks ni fonctions de caisse.
Pour le commerce
Créer des offres et des factures pour le commerce, le commerce de gros et les boutiques en ligne
Les petits commerçants, les grossistes actifs en B2B et les exploitants de boutiques en ligne rédigent régulièrement des offres et des factures comportant de nombreux articles récurrents. OfficePilot établit ces documents avec votre propre liste de prix, sous forme de facture QR suisse et, au besoin, de facture proforma pour l'export. OfficePilot n'est ni un système de gestion de marchandises ou de stocks, ni une caisse.
dès CHF 9.90 par mois · 2 documents gratuits sans carte de crédit
Offres pour clients professionnels avec liste de prix
Les clients professionnels attendent une offre claire avec articles, quantités, unités et prix. Vous enregistrez vos articles une fois dans la liste de prix et composez l'offre à nouveau pour chaque demande. Par saisie vocale ou mots-clés, vous obtenez un brouillon que vous contrôlez et adaptez avant de l'envoyer en PDF.
Les articles qui ne figurent pas encore dans la liste de prix restent reconnaissables, afin que vous vérifiiez les prix avant l'envoi.
Facture avec section de paiement QR
Vous transformez l'offre en facture avec la fonction de conversion en facture : client, textes et positions sont repris. Lorsque l'IBAN, l'adresse et les données de l'entreprise sont enregistrés, OfficePilot génère une facture QR suisse valide avec section de paiement.
Facture proforma pour l'export et la douane
Pour les livraisons à l'étranger, vous établissez une facture proforma, par exemple comme base du dédouanement. Vous pouvez indiquer les Incoterms si vous les utilisez ; ils sont facultatifs. Les indications exigées dans chaque cas par la douane et votre transitaire sont à clarifier directement avec eux.
Rappels à partir de Standard
Vous gardez les factures ouvertes à l'œil. À partir de l'abonnement Standard, OfficePilot signale les factures en retard et prépare le rappel d'un clic ; vous le vérifiez avant l'envoi.
Connecter votre boutique en ligne
Si vous exploitez une boutique en ligne, celle-ci peut envoyer à OfficePilot un webhook (appel HTTP) pour chaque commande. OfficePilot en crée une facture avec section de paiement QR. Par défaut, la facture est seulement préparée et vous en êtes informé ; l'envoi automatique au client doit être activé par vous. Il n'existe pas de modules prêts à l'emploi pour des systèmes de boutique en particulier ; convient toute boutique ou tout service capable d'envoyer, pour chaque commande, un appel HTTP POST avec du JSON. La connexion à la boutique fait partie des formules Standard et Professional.
Comment ça marche avec OfficePilot
- 1
Enregistrer les articles dans la liste de prix
Saisir les articles une fois avec unité et prix, puis les combiner à nouveau pour chaque offre.
- 2
Contrôler et envoyer l'offre
Vérifier le brouillon, l'adapter et l'envoyer au client professionnel en PDF.
- 3
Créer la facture avec section de paiement QR
Transformer l'offre en facture, ou en facture proforma pour les envois à l'export.
Liste de contrôle avant l’envoi
- Les prix et unités des articles sont à jour
- Les adresses de facturation et de livraison sont correctes
- Pour l'export : Incoterms et indications douanières clarifiés
- Les indications de paiement pour la facture QR sont complètes
Questions fréquentes
Puis-je connecter ma boutique en ligne ?
Oui, à partir de l'abonnement Standard. Votre boutique envoie un webhook (appel HTTP) à OfficePilot pour chaque commande, ce qui crée une facture avec section de paiement QR. Il n'existe pas de modules prêts à l'emploi pour des systèmes de boutique en particulier.
Puis-je établir une facture proforma pour l'export ?
Oui. Vous pouvez indiquer les Incoterms si vous les utilisez. Les indications exigées par la douane dans un cas précis sont à clarifier vous-même auprès du service compétent.