Ersetzt OfficePilot mein Warenwirtschaftssystem oder meine Kasse?
Nein. OfficePilot erstellt Offerten, Rechnungen, Proforma-Rechnungen, Verträge und Mahnungen. Lagerführung und Kassenfunktionen bietet es nicht.
Für Handel
Offerten und Rechnungen für Handel, Grosshandel und Onlineshops erstellen
Kleine Händler, Grosshändler im B2B-Geschäft und Betreiber von Onlineshops schreiben regelmässig Offerten und Rechnungen mit vielen wiederkehrenden Artikeln. OfficePilot erstellt diese Dokumente mit Ihrer eigenen Preisliste, als Schweizer QR-Rechnung und bei Bedarf als Proforma-Rechnung für den Export. Ein Warenwirtschafts- oder Lagersystem und eine Kasse sind OfficePilot nicht.
ab CHF 9.90 pro Monat · 2 Dokumente gratis ohne Kreditkarte
Offerten für Geschäftskunden mit Preisliste
Geschäftskunden erwarten eine nachvollziehbare Offerte mit Artikeln, Mengen, Einheiten und Preisen. Sie hinterlegen Ihre Artikel einmal in der Preisliste und stellen die Offerte pro Anfrage neu zusammen. Per Spracheingabe oder Stichworten erhalten Sie einen Entwurf, den Sie prüfen und anpassen, bevor Sie ihn als PDF versenden.
Artikel, die noch nicht in der Preisliste stehen, bleiben als solche erkennbar, damit Sie die Preise vor dem Versand kontrollieren.
Rechnung mit QR-Zahlteil
Aus der Offerte machen Sie mit «In Rechnung umwandeln» eine Rechnung: Kunde, Texte und Positionen werden übernommen. Sind IBAN, Adresse und Firmenangaben hinterlegt, erzeugt OfficePilot eine gültige Schweizer QR-Rechnung mit Zahlteil.
Proforma-Rechnung für Export und Zoll
Für Lieferungen ins Ausland erstellen Sie eine Proforma-Rechnung, etwa als Grundlage für die Zollabfertigung. Incoterms können Sie angeben, wenn Sie sie verwenden; sie sind freiwillig. Welche Angaben Zoll und Spediteur im Einzelfall verlangen, klären Sie bitte mit diesen selbst.
Mahnungen ab Standard
Offene Rechnungen behalten Sie im Blick. Ab dem Standard-Abo weist OfficePilot auf überfällige Rechnungen hin und erstellt die Mahnung auf Knopfdruck; Sie prüfen sie vor dem Versand.
Onlineshop anbinden
Betreiben Sie einen Onlineshop, kann dieser pro Bestellung einen Webhook (HTTP-Aufruf) an OfficePilot senden. OfficePilot legt daraus eine Rechnung mit QR-Zahlteil an. Standardmässig wird die Rechnung nur vorbereitet und Sie werden benachrichtigt; die automatische Zustellung an den Kunden müssen Sie selbst einschalten. Fertige Plugins für einzelne Shop-Systeme gibt es nicht; geeignet ist jeder Shop oder Dienst, der pro Bestellung einen HTTP-POST mit JSON senden kann. Die Shop-Anbindung gehört zu den Plänen Standard und Professional.
So funktioniert es mit OfficePilot
- 1
Artikel in der Preisliste hinterlegen
Artikel mit Einheit und Preis einmal erfassen und pro Offerte neu kombinieren.
- 2
Offerte prüfen und versenden
Entwurf kontrollieren, anpassen und als PDF an den Geschäftskunden schicken.
- 3
Rechnung mit QR-Zahlteil erstellen
Offerte in eine Rechnung umwandeln, bei Exportlieferungen als Proforma-Rechnung.
Prüfliste vor dem Versand
- Artikelpreise und Einheiten sind aktuell
- Rechnungs- und Lieferadresse stimmen
- Bei Export: Incoterms und Angaben für den Zoll sind geklärt
- Zahlungsangaben für die QR-Rechnung sind vollständig
Häufige Fragen
Kann ich meinen Onlineshop anbinden?
Ja, ab dem Standard-Abo. Ihr Shop sendet pro Bestellung einen Webhook (HTTP-Aufruf) an OfficePilot, daraus entsteht eine Rechnung mit QR-Zahlteil. Fertige Plugins für einzelne Shop-Systeme gibt es nicht.
Kann ich eine Proforma-Rechnung für den Export erstellen?
Ja. Incoterms können Sie angeben, wenn Sie sie verwenden. Welche Angaben der Zoll im Einzelfall verlangt, klären Sie bitte selbst mit der zuständigen Stelle.