Ist OfficePilot ein Kassensystem oder eine Reservationslösung?
Nein. OfficePilot erstellt Offerten, Rechnungen, Verträge und Mahnungen. Kasse und Tischreservation übernehmen andere Lösungen.
Für Gastro und Catering
Offerten und Rechnungen für Catering, Events und Bankette erstellen
Ob Firmenanlass, Hochzeit oder Bankett im eigenen Restaurant: Eine Gastro-Offerte besteht meist aus Menü pro Person, Getränkepauschale, Servicepersonal und Mietmaterial. OfficePilot bildet diese Struktur mit Ihrer eigenen Preisliste ab. OfficePilot ist kein Kassensystem und keine Tischreservation, sondern übernimmt die Offerten und Rechnungen rund um Ihre Anlässe.
ab CHF 9.90 pro Monat · 2 Dokumente gratis ohne Kreditkarte
Menü, Getränke, Personal und Mietmaterial kombinieren
In Ihrer Preisliste hinterlegen Sie Positionen wie Apéro, Menü oder Buffet mit der Einheit «pro Person», die Getränkepauschale, Servicepersonal pro Stunde sowie Geschirrmiete, Lieferung und Aufbau. Pro Anlass kombinieren Sie diese Positionen neu und passen die Personenzahl an.
Für Catering gibt es ein Branchen-Startpaket mit typischen Positionen wie Apéro-Buffet, Menü 3-Gang, Getränkepauschale oder Servicepersonal. Die Preise sind Beispielwerte, die Sie auf Ihre eigenen Ansätze anpassen. Das Startpaket wird derzeit nur mit deutschen Positionsnamen angelegt.
Offerten für Anlässe schnell erstellen
Nach dem Gespräch mit dem Kunden halten Sie Datum, Personenzahl und Wünsche als Stichworte fest und erhalten einen Offertenentwurf, den Sie am Handy prüfen und freigeben können. Für unbekannte Positionen bleibt erkennbar, dass sie noch nicht in der Preisliste stehen, damit Sie sie vor dem Versand kontrollieren.
Offerten lassen sich in mehreren Sprachen erstellen, zum Beispiel Deutsch, Französisch oder Englisch, wenn Ihr Kunde oder die Gästegruppe das braucht.
Akontorechnung vor dem Anlass
Bei grösseren Anlässen verlangen viele Betriebe eine Anzahlung. Aus einer angenommenen Offerte erstellen Sie eine Akontorechnung und später die Schlussrechnung mit Verweis auf die geleisteten Akontozahlungen. Ob und in welcher Höhe Sie eine Anzahlung verlangen, legen Sie selbst fest.
Rechnung mit QR-Code und Mahnungen
Nach dem Anlass erstellen Sie die Rechnung mit denselben Kunden- und Positionsdaten. Sind IBAN, Adresse und Firmenangaben hinterlegt, erzeugt OfficePilot eine gültige Schweizer QR-Rechnung. Ab dem Standard-Abo weist OfficePilot auf überfällige Rechnungen hin und erstellt die Mahnung auf Knopfdruck; Sie prüfen sie vor dem Versand.
So funktioniert es mit OfficePilot
- 1
Positionen aus der Preisliste wählen
Menü, Getränke, Personal und Mietmaterial mit der Personenzahl zusammenstellen.
- 2
Offerte prüfen und versenden
Entwurf kontrollieren, anpassen und als PDF an den Kunden schicken.
- 3
Akonto und Rechnung mit QR-Code
Bei Bedarf eine Akontorechnung vorab, nach dem Anlass die Schlussrechnung mit Zahlteil.
Prüfliste vor dem Versand
- Personenzahl und Datum des Anlasses stimmen
- Preise pro Person und Personalansatz sind aktuell
- Mietmaterial, Lieferung und Aufbau sind berücksichtigt
- Zahlungsangaben für die QR-Rechnung sind vollständig
Häufige Fragen
Kann ich Preise pro Person und pro Stunde in einer Offerte mischen?
Ja. Sie hinterlegen beide Einheiten in Ihrer Preisliste und kombinieren sie beliebig pro Offerte oder Rechnung.
Kann ich eine Anzahlung verlangen?
Aus einer Offerte können Sie eine Akontorechnung erstellen und am Ende eine Schlussrechnung. Die Höhe legen Sie selbst fest.